5 conseils pour mieux manager à distance

Si le travail à domicile était déjà dans les mœurs pour certains, il est devenu une normalité pour d’autres depuis ce mois de mars 2020. La crise sanitaire contraint les travailleurs qui le peuvent à exercer de chez eux alors tout le monde a dû s’adapter. Chez SNCF CONSULTING, nous avons eu la chance de maintenir notre activité. Démarrage de nouvelles missions ou accueil de nouveaux collaborateurs, la vie du cabinet a continué à distance. Au cœur de cette gestion, nos managers ont redoublé de vigilance et de créativité pour maintenir le lien avec leurs équipes. Les enjeux sont de taille : veiller à la qualité de la production tout en vigilant les risques de détérioration de la QVT dans un contexte général de fragilité.

Voici donc nos 5 conseils pour manager à distance. Pour les établir, nous nous sommes appuyés sur quelques clés que nous partageons lors de nos formations internes aux soft skills et sur les expériences de chacun au sein du cabinet.

1ère clé : redoubler d’attention vis-à-vis des collaborateurs.
Il s’agit de s’écouter activement et de capter le verbal et le non verbal. Concrètement, nous conseillons d’activer la vidéo lors de réunion d’équipe le plus souvent possible. Se rendre présents mutuellement est plus convivial que de parler à une slide ou à un écran ! Il est alors possible de capter un peu du non-verbal: un froncement de sourcils permettra de réexpliquer un propos qui visiblement n’était pas clair. Si la vidéo n’est pas active, il est préférable de reformuler davantage et d’inviter le collaborateur à accuser réception des propos afin d’éviter les malentendus.

2ème clé: donner des feed-backs régulièrement.
Il s’agit de dire avec assertivité ce qui convient et ce qu’il faut améliorer. Féliciter pour un travail semble précieux d’autant plus dans ces moments où chacun peut être un peu fragilisé chez soi. Et que dire d’un collaborateur en période d’essai ! Lors de retours sur une production, usez et abusez de « métacommunication ». Expliquer le pourquoi d’une intonation plus dure permet au collaborateur de mieux comprendre la situation et de ne pas forcément le prendre pour lui.

3ème clé, convenir d’un contrat de confiance.
Il s’agit de formuler clairement le cadre de nos échanges et des attentes. Convenir régulièrement des travaux de chacun, des échéances et des prochains rendez-vous est une bonne manière de maintenir une dynamique et que chacun s’y tienne. En règle générale, il est conseillé de respecter autant que possible les horaires de bureau… comme si on y était. Il s’agit de bien organiser les temps de travail, d’échange et de pauses avec des temps de respiration.

4ème clé, être flexible.
Il s’agit de s’adapter aux besoins de la mission et des équipiers. Si des questions surviennent en dehors des moments d’échange convenu, il faut bien sûr se téléphoner ! Et la fréquence des échanges peut s’adapter à la complexité du chantier ou la maturité du collaborateur. L’adaptation des temps de travail, notamment auprès des jeunes parents lors du premier confinement était primordiale.

5ème clé, veiller à la convivialité.
Il s’agit de retrouver ces temps informels qui mettent du liant et donnent de la saveur à nos journées de travail : un point 5 minutes le matin, des Café-Teams dans la journée (aussi appelés par une équipe des conférences « Thé-Lait phoniques » sont autant de bonnes pratiques qui contribuent au maintien de la bonne humeur. Certains d’entre nous intègrent dans le timing de leurs réunions 5 minutes d’informel au début et à la fin. Une équipe effectue chaque semaine un « mood elevator », rituel qui consiste à prendre la température du moral de chaque collaborateur et qui permettra dans certaines situations d’être plus dans l’empathie. Autre idée, lors de réunion vidéo, synchroniser les fonds d’écran pour faire comme si nous étions dans le même bureau. Enfin, nous maintenons à distance les différents moments de vie du cabinet : séances de sport, réunions de partage, formations, réunions mensuelles ou encore mise en place d’une salle convivialité 2.0, tous ces moments rythment nos journées et contribuent au maintien des liens formels et informels entre collaborateurs.

Les clés sont finalement les mêmes qu’en présentiel. Il faut simplement savoir les adapter. Nous pourrions dire que le confinement nous a appris à faire du « management en pleine conscience ».

17 décembre 2020

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